Cómo utilizar las 5s de Lean Manufacturing para mantener un buen espacio de trabajo en casa

Cómo puedes utilizar la metodología de las 5s de Lean Manufacturing para tener un espacio de trabajo productivo en casa.

Cómo utilizar las 5s de Lean Manufacturing para mantener un buen espacio de trabajo en casa
Photo by Jeff Sheldon / Unsplash

Para todos los que pasamos tiempo trabajando desde casa es especialmente importante mantener un espacio de trabajo ordenado y agradable.

Es importante en cualquier caso, pero muchos tenemos nuestro espacio de trabajo en una habitación que compartimos con el salón o el dormitorio y es importante tener todo organizado tanto para no incordiar a otros como para evitar distracciones.

Hoy sólo quiero hablar del espacio físico, tu zona de trabajo.

Si sueles terminar con la mesa llena de libros, se te acumulan cables y papeles o simplemente quieres encontrar una manera fácil y sistemática, puedes aplicar la metodología de las 5s que nace del método Lean Manufacturing.

Simplificando, porque no es mi objetivo hoy hablar a fondo de principios y métodos de Lean Manufacturing, se llaman 5s por la primera letra del nombre en Japonés de cada uno de sus pasos.

Seiri: Clasificar - Separar el material necesario del innecesario.

Antes de empezar a trabajar y al volver después de comer, elimina de tu mesa todo lo que no vas a utilizar durante las tareas a las que te vas a enfrentar y añade lo que sí. No importa sin son libros, auriculares o tazas de desayuno.

Haz que quede sólo lo estrictamente necesario.

Seiton: Organizar - Tener un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio.

Todo lo queda porque sí es material de trabajo que vas a usar, colócalo de manera que sea cómodo acceder a ello y sea evidente dónde se encuentra. Esto aplica a una libreta y boli que vayas a necesitar para apuntar algo a mano, los auriculares y otro material para videollamadas, botella agua, un teclado bien posicionado, ratón y lo que sea.

Importante no sólo que esté, sino que esté bien colocado.

Seiso: Limpieza - Manten tu espacio limpio al terminar

De manera periodica (idealmente al terminar de trabajar), que lo hará más estándar y evitará que se acumule, deja todo tu espacio limpio.

Pasa un trapo por tu mesa, limpia el polvo de la pantalla, llévate vasos y tazas que hayan quedado por la mesa de trabajo y asegúrate de que todo queda en buen estado.

Seiketsu: Estandariza - Hazlo siempre de la misma manera

Haz cada uno de los pasos anteriores siempre en el mismo momento de tu flujo de trabajo y de la misma manera. Identifica que pasos debes hacer justo antes de empezar o terminar algo, cuales son los espacios de tu zona de trabajo donde clasificas las cosas, dónde almacenas cada cosa y mantén todo el proceso estandarizado.

La repetición reduce la complejidad.

Shitsuke: Disciplina - Mantén el hábito y revisa regularmente el proceso

Si hablamos de establecer hábitos, estandarizar reducirá la fricción al no tener que tomar decisiones para llevaro a cabo cada día. Haciendo mucho más sencillo que consigas adquirir y mantener el hábito para que se convierta en algo que te salga de manera natural.

A intervalos regulares, por ejemplo en tu revisión semanas si utilizas GTD, revisa el proceso para ver qué se puede mejorar. No es necesario hacer siempre enormes cambios. Los pequeños ajustes te pueden traer grandes beneficios.