Planifica el futuro como si fuera para otra persona: el YO ejecutivo

Tengo un truco que aplico para tener las cosas preparadas. Trabajo para otra persona: mi YO ejecutivo.

Planifica el futuro como si fuera para otra persona: el YO ejecutivo
Photo by Sincerely Media / Unsplash

Para que no encontrarme con citas que no recordaba o ser incapaz de encontrar un documento, aplico la mentalidad de estar asistiendo a otra persona con mucha responsabilidad, prisa y muchas cosas que hacer: mi YO ejecutivo.

Si te sueles encontrar con que se te olvidó apuntar algo en el calendario, no sabes dónde está la documentación que necesitas para mañana o no tienes una checklist para procesos que sueles repetir, empieza a trabajar para ti mismo.

La persona que revisará tus citas o que necesitará la información, ese "yo" del futuro, no eres tú. Comprende el efecto multiplicador que supone tener a alguien que se encargue de que siempre tengas a mano la información y trabaje para que tú te puedas concentrar en tus tareas. Tal como si fueses un asistente de dirección, asume la responsabilidad de que tu YO ejecutivo.

La mentalidad de que das asistencia a otra persona, te ayuda a no dar nada por sentado.

Mentalmente tomamos posesión del futuro, como si pudiésemos realmente acceder allí y asumir que sabemos cómo vamos a reaccionar.

La mente no está hecha para recordar y, en cualquier caso, no te recordará la información únicamente en el momento que tú quieras. Si sabes que algo tiene que ser recordado, asume que tu YO ejecutivo del futuro es alguien diferente, en otras circunstancias y con nuevas tareas así que ponle todo lo más fácil posible.

Cuando prepares el trabajo para tu ejecutivo del futuro, ten tres puntos en cuenta:

Déjale todo preparado para el momento clave

No valen notas como "llevar documentación".

Cuando, por ejemplo, tengas un evento de calendario, invierte dos minutos más, ahora que tienes la información fresca, en añadir todos los enlaces y documentos que van a hace falta en ese momento.  Cualquier detalle que parezca nimio ahora, puedes provocar un gran efecto WOW el día que te lo encuentres hecho.

Asume que no va a recordar nada

Crea listas, eventos de calendario, alertas, lo que sea que necesites según tu método, pero asume que no vas a recordar la información que ahora te parece evidente. Y añade contexto porque se lo vas a tener que explicar a otra persona, tu YO ejecutivo.

Archiva y clasifica

Hazte con un sistema estandarizado en el que sepas que siempre vas a poder encontrar cualquier PDF, enlace, email o documento en el momento en que lo necesites.

¿Ese DNI escaneado, los papeles del coche en PDF, la garantía, el informe del médico o del trabajo? Utiliza un método para que cuando tu YO ejecutivo te pida la información, no haya duda de dónde irla a buscar. Puede ser PARA de Tiago Forte u otro tipo de taxonomía, pero estandarízalo a través de todos tus sistemas.


Todo esto también es Gestión del Conocimiento. No se trata únicamente de notas para tu trabajo creativo sino de poder tener la mente relajada sabiendo que todo está listo. Incluso si hay que improvisar, ya habrás reducido el nivel de complejidad y, por tanto, el número de estresores.


¿Tú utilizas algún sistema para ponerte las cosas más fáciles? ¿Haces algún juego de roles como el que te he propuesto? ¿Te gustaría que profundizase más en este enfoque?

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